「弟がアメリカに住んでいて日本の住民票がない。遺産分割協議書に実印を押してもらおうにも、印鑑証明書が取れないと言われた」というご相談を受けることがあります。柏市の行政書士だいち法務事務所です。相続人の中に海外在住者がいる場合、国内だけで完結する手続きとは異なる準備が必要になります。
この記事の結論
- 海外に住民票のない相続人は、日本の印鑑証明書を取得できないため、代わりに「署名証明(サイン証明)」を利用します。
- 署名証明は、現地の日本国大使館・領事館、または一時帰国時に日本国内の公証役場で取得できます。
- 住民票の代わりとなる「在留証明書」もあわせて必要になることが多く、取得には時間がかかるため早めの準備が重要です。
海外在住の相続人がいる遺産分割は、まずご相談ください
印鑑証明書が取得できない理由
日本の印鑑証明書は、住民登録をしている市区町村で発行される制度です。海外に生活の拠点を移し、日本の住民票を抜いている(海外転出届を出している)方は、そもそも印鑑登録の前提となる住民登録がないため、印鑑証明書を取得することができません。遺産分割協議書には通常、相続人全員の実印と印鑑証明書が必要とされるため、この点をどう補うかが最初の壁になります。
印鑑証明書の代わりになる「署名証明(サイン証明)」
この場合に用いられるのが、日本国大使館・領事館が発行する「署名証明(サイン証明)」です。本人が大使館・領事館の担当者の面前で、遺産分割協議書等の書類に署名(及び必要に応じて拇印)をし、その署名が本人のものであることを証明してもらう制度とされています。証明の方式には、証明書を書類とは別に発行する「単独型」と、書類に直接綴じ込んで割印をする「貼付型」の2種類があるとされ、提出先の求める形式にあわせて選ぶ必要があります。
なお、一時帰国のタイミングがあれば、日本国内の公証役場でも同様の証明(認証)を受けられる場合があります。海外の大使館・領事館は予約が必要な場合が多く、手続きに数週間かかることもあるため、帰国の予定とあわせて検討するとよいでしょう。
住民票の代わりになる「在留証明書」
不動産の相続登記など、住民票の提出が求められる手続きについては、「在留証明書」で代用することが一般的とされています。在留証明書も、現地の日本国大使館・領事館で発行を受けることができ、現地に一定期間居住している実績等が確認されるとされています。署名証明とあわせて申請できることが多いため、まとめて準備しておくとよいでしょう。
早めの準備がスケジュールの鍵になる
海外在住の相続人がいる場合、書類のやり取りに国際郵便を使うことも多く、国内だけで完結する手続きに比べて全体的に時間がかかる傾向があります。相続税の申告期限(原則10か月)や相続登記の申請期限(原則3年)を意識しながら、海外在住の相続人には早い段階で連絡を取り、必要書類の案内をしておくことが望ましいといえます。
チェックリスト
- ☐ 海外在住の相続人が日本の住民票を抜いているかどうかを確認した。
- ☐ 署名証明(サイン証明)の取得方法(現地大使館・領事館/一時帰国時の公証役場)を把握している。
- ☐ 在留証明書が必要かどうか、提出先に確認した。
- ☐ 国際郵便でのやり取りを見込んだスケジュールを組んでいる。
Q. 署名証明は日本語の書類でないと発行してもらえませんか？
A. 遺産分割協議書など日本語の書類に対する証明も可能とされています。事前に大使館・領事館の窓口で必要な様式や持参物を確認しておくとスムーズです。
Q. 相続人が外国籍の場合も同じ手続きになりますか？
A. 外国籍の相続人の場合は、その国の公証制度など別の証明方法が必要になることがあるとされています。国籍・居住国によって取り扱いが異なるため、個別に確認することをおすすめします。
ワンポイントアドバイス: 海外在住の相続人がいる場合は、遺産分割協議書の内容を先に固めてから海外へ送るのではなく、早い段階で協議に参加してもらい、必要書類の準備を並行して進めることをおすすめします。
まとめ
相続人に海外在住者がいる場合は、印鑑証明書の代わりに署名証明、住民票の代わりに在留証明書といった、通常とは異なる書類を準備する必要があります。取得までに時間がかかることが多いため、早めに連絡を取り、スケジュールに余裕を持って進めることが大切です。
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